Tenho trabalhado com centenas de membros de equipes virtuais de mais de nove países diferentes durante os últimos oito anos. Gerenciar funcionários remotos muitas vezes me fez querer arrancar meus cabelos.
Outras vezes, eu não tinha ideia o que minha equipe estava fazendo ou quais membros da equipe tinham “adormecido” – eles trabalhavam efetivamente por algum tempo e, então, sua qualidade de trabalho diminuía ou se demitiam ou, ainda, eu ficava frustrado por não conseguir me comunicar com eles efetivamente ou tinha muitos problemas para encontrar e contratar bons candidatos remotamente.
Mas agora sei muito mais sobre como lidar com estas situações difíceis e os problemas advindos com a gestão de equipes virtuais. As estratégias que uso refletem meus anos de experiência descobrindo o que funciona melhor para manter as equipes coerentes, produtivas e motivadas.
Estas estratégias sobre como gerenciar equipes virtuais são as que adotamos na Time Doctor, onde nossa equipe conta com mais de 50 membros do mundo todo, todos trabalhando virtualmente, remotamente, em tempo integral, para criarmos o melhor sistema de gestão de pessoas remotas e de produtividade no trabalho para indivíduos e empresas.
Comunicação
Dica 1: Compense o fato de vocês não estarem esbarrando uns nos outros
Uma das principais razões para as equipes virtuais falharem é que elas não compensam o fato de seus membros não estarem esbarrando uns nos outros. Eles meio que esquecem dos demais membros da equipe, vivem em seus próprios mundos e não se comunicam, nem colaboram tanto quanto deveriam.
Em um ambiente virtual, você precisa criar oportunidades para os membros da equipe conversarem tanto formal, quanto informalmente. Algumas opções efetivas incluem salas de bate-papo on-line (tal como o Skype), softwares para gerenciamento de projetos (tal como o Basecamp) e videoconferência (o Google Hangouts é gratuito).
Dica 2: Tenha uma sala de chat sempre aberta
Em nossa empresa, temos uma sala de bate-papo aberta para cada equipe da empresa. Os membros deixam mensagens para a equipe da qual fazem parte. É crucial manter as salas de chat vivas, mas sem que causem distração. Há conversação suficiente para poder discutir questões importantes e nos sentirmos como se estivéssemos conectados como uma equipe, mas não a ponto de ficarmos distraídos.
Também temos uma divertida sala de chat para a empresa toda, usada para conversas não relacionadas ao trabalho. Isso ajuda a descontrair um pouco os funcionários, que podem conversar sobre o que quiserem. Pode ser muito solitário trabalhar por conta própria em casa e este chat da empresa ajuda a manter uma sensação de conexão social.
Dica 3: Defina o estilo de comunicação certo
Dependendo de suas necessidades, escolha o tipo de comunicação que funcione melhor.
- E-mail – Para interações rápidas. Você pode substituir quase toda a comunicação via e-mail por um sistema de gerenciamento de projetos.
- Programas de chat – Skype ou Google Hangouts são ótimos para mensagens instantâneas e para criar um ambiente de conversação para a equipe.
- Telefonemas ou teleconferências – Alguns tipos de comunicação apenas podem ocorrer por telefone. Qualquer tipo de questão emocional, como algum problema de produtividade no trabalho, deve ser tratado por telefone. Teleconferências são melhores ainda, já que fornecem ainda mais evidências visuais do que está acontecendo com a outra pessoa.
- Criar um pequeno vídeo – É muito fácil criar um vídeo no YouTube usando sua webcam ou uma ferramenta de captura de tela como o Jing.
Dica 4: Use ferramentas para comunicação visual ou pequenos vídeos
Quando você não está na mesma sala, como você pode explicar algo visualmente na tela do seu computador? Um vídeo do YouTube ou uma ferramenta para captura de tela como o Jing é uma excelente maneira de fazer isso. Capture imagens da área de trabalho e adicione setas, textos e notas usando o Jing ou crie pequenos vídeos com capturas da tela e compartilhe-os com os outros membros da equipe pelo YouTube.
Dica 5: Use ferramentas para compartilhamento de tela
Existem ferramentas que permitem compartilhar a tela do seu computador com outra pessoa, para que ela possa ver exatamente o que você está fazendo. Algumas dessas ferramentas até permitem que uma pessoa controle remotamente outro computador. Muitas dessas ferramentas são gratuitas para equipes pequenas, incluindo o TeamViewer e o Join.me. O Skype também permite compartilhar a tela, mas sem opção para controlar outro computador remotamente.
Dica 6: Colaboração em documentos e planilhas
Se você tem um documento sendo editado por várias pessoas, o Google Drive é a melhor opção. Se você tem um documento (uma planilha do Excel, por exemplo) que só precisa ser compartilhado, mas não editado simultaneamente, você pode colocá-lo em uma pasta compartilhada no Google Drive ou no Dropbox. Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos também contam com recursos para compartilhamento de arquivos e colaboração, o que seria outra alternativa para colaborar através de documentos.
Dica 7: Implante um sistema de gerenciamento de projetos e realmente use-o
Para equipes pequenas talvez seja tentador ignorá-los e gerenciar tudo por e-mail. É perigoso. Os sistemas de gerenciamento de projetos são úteis em gerenciar equipes virtuais porque ajudam a organizar documentos e conversações em projetos, facilitando encontrá-los mais tarde. Eles também ajudam a organizar e armazenar arquivos compartilhados. Se você administra seu negócio exclusivamente com e-mails, o mesmo pode rapidamente se tornar ingerenciável e desorganizado.
Produtividade
Dica 8: Implante sistemas
Sem sistemas seu negócio desmorona. Uma empresa que opere em um escritório pode compensar parcialmente não ter sistemas e processos simplesmente pelo fato das pessoas poderem conversar pessoalmente e observarem o que os outros estão fazendo. Em uma equipe virtual, cada pessoa pode estar em seu próprio mundo. Podem desenvolver seus próprios processos e procedimentos que não se encaixem na maneira como os demais membros da equipe trabalham. É melhor ter um modo de trabalhar documentado e padronizado, em constante refinamento.
Por exemplo, em nossa empresa, os desenvolvedores seguem um processo muito específico para sugestões, construção, teste e documentação.
Dica 9: Permita uma certa flexibilidade no horário de trabalho, mas mantenha a consistência
As pessoas que trabalham em casa têm razão de quererem um horário de trabalho flexível. E é importante permitir certa flexibilidade ao gerenciar funcionários remotos. Por outro lado, se as coisas são totalmente erráticas, será difícil ter uma janela de colaboração compartilhada, quando toda a sua equipe está on-line ao mesmo tempo e pode conversar.
Dica 10: Monitore a produtividade no trabalho
Seja sua equipe virtual ou não, você precisa tentar medir sua produtividade. Quais são os indicadores chave de sucesso para cada trabalho? Tenha transparência sobre isso para você saber rapidamente (em poucas semanas e não após seis meses) se cada equipe está sendo produtiva ou não.
Dica 11: Controle as horas trabalhadas, frequência e outras medições básicas de produtividade
Se você paga por hora trabalhada, faz muito sentido fazer o controle de horas trabalhadas por cada pessoa.
Em um ambiente de escritório você pode ver quem aparece para trabalhar a cada dia, mesmo sem monitorar a frequência. Em um ambiente totalmente virtual, pode ser difícil entender exatamente o que está acontecendo, quanto tempo cada pessoa trabalhou e no que está trabalhando. Existe uma minoria de pessoas auto motivadas o suficiente para não precisarem de nenhum controle de horas ou frequência. Porém, há uma vasta maioria que precisa de algum nível de disciplina enquanto trabalham em casa.
Nós construímos o software médico de tempo para lidar com estas questões de exatas, e também rastrear sites visitados, aplicativos utilizados, tempo gasto trabalhando e tempo em quebras. Nosso software de rastreamento de tempo pode mostrar por exemplo se um membro da equipe está trabalhando ou conversando com amigos no Facebook.
Criamos o sistema de gestão do tempo Time Doctor para tratar exatamente dessas questões, além de monitorar os websites visitados, os aplicativos utilizados, o tempo gasto trabalhando e com intervalos. Nosso aplicativo para controle de horas pode mostrá-lo, por exemplo, se determinado membro de equipe está trabalhando ou conversando com os amigos no Facebook.
Dica 12: Organize um horário em comum para se comunicar em fusos horários diferentes
Se membros de sua equipe trabalham em fusos horários diferentes, certifique-se de ter um horário comum a todos que estejam trabalhando e organize suas reuniões virtuais durante tal período.
Dica 13: Faça uma avaliação trimestral para ver como os membros de sua equipe virtual estão se portando
Um dos problemas de se trabalhar em casa é que as pessoas podem se sentir solitárias e isoladas. Nem todo mundo lida bem com este estilo de trabalho. A maioria das pessoas não têm problemas com isso e adora a liberdade de trabalhar em casa, mas é importante verificar de tempos em tempos e ter certeza que tudo esteja funcionando para elas.
Contratação
Dica 14: Teste os novos funcionários com trabalhos de curta duração antes de contratá-los em tempo integral
Você não precisa contratar alguém em tempo integral de cara. Você pode fazer uma experiência de trabalho com certa pessoa, contratando-a para um pequeno projeto e, após sua conclusão e se você aprovar, encaminhá-la para um trabalho em tempo integral. É importante passá-la para um trabalho em tempo integral porque se você tem alguém em meio turno ou em um projeto temporário, a atenção desta pessoa ficará dividida. É bem possível que a pessoa não estará disponível quando você mais precisar dela. Pela minha experiência, o funcionário que trabalha meio turno eventualmente se desinteressa e para de trabalhar de vez. Pessoas em tempo integral contam com sua empresa para o sustento e estão mais propensas a ficarem com você a longo prazo.
Dica 15: Pague bem os membros de sua equipe virtual
Muitas pessoas querem trabalhar virtualmente. Muitos profissionais aceitam uma redução de salário pela oportunidade de trabalhar em casa. É bem verdade que você pode achar membros de equipe a baixo custo virtualmente, mas se você pagá-los bem, garantirá que sua equipe trabalhe duro e permaneça com você a longo prazo.
Dica 16: Procure as pessoas certas para o trabalho virtual
Observe o ambiente doméstico delas. Elas têm um lugar tranquilo para trabalharem? São constantemente distraídas pelas crianças da casa? Por outro lado, elas moram sozinhas em casa e não podem sair e passar algum tempo com os amigos? Tanto as distrações, quanto o isolamento podem representar problemas e é importante ter certeza que sua equipe está feliz e produtiva ao trabalhar em casa.
Dica 17: Crie um processo padronizado de integração para educar os novos funcionários sobre sua empresa
Se estiver contratando funcionários remotamente, eles não terão o mesmo tipo de método “aprenda observando os outros” possível em um escritório. Quando contratar alguém, certifique-se de que este passe por um programa de treinamento (vídeos podem funcionar bem) que ensine sobre sua empresa e sua maneira de fazer as coisas. Faça tudo o que puder para adaptá-lo a sua empresa e saiba como executar suas funções.
Cultura
Dica 18: Inspire por meio de vídeos
Trabalhadores remotos podem perder a sensação de cultura corporativa. É difícil criar e manter uma cultura apenas com palavras escritas. Uma abordagem muito mais poderosa é criar vídeos e usar serviços de teleconferência, tipo o Google Hangouts. Você pode gravar encontros para futuros funcionários também. Use os vídeos como uma forma de inspirar sua equipe e reforçar os conceitos fundamentais da cultura de sua empresa (tais como a visão e a missão de sua companhia).
Dica 19: Reúna-se pessoalmente
Encontro da Time Doctor em Bohol, Filipinas.
É difícil desenvolver amizades verdadeiras remotamente. Reunindo-se pessoalmente cerca de quatro vezes por ano, ou o quanto for possível, é a melhor maneira de criar laços forte em sua empresa.
Dica 20: Desenvolva amizades virtuais
Não esqueça que sua equipe é formada por seres humanos programados para se conectarem uns com os outros. As pessoas podem se conectar fora do trabalho, porém é ótimo preencher parte desta necessidade durante o expediente também, ainda mais em uma equipe virtual. Na minha experiência, isso é particularmente importante em trabalhos que não envolvam muito contato humano, como no desenvolvimento de software.
Dica 21: Crie um verdadeiro sentimento de “equipe”
Ao trabalhar-se virtualmente, pode ser necessário um esforço extra para manter as pessoas sentindo-se comprometidas com suas equipes. Elas precisam saber que não só estão contribuindo verdadeiramente para o objetivo em comum da equipe, mas também que são indispensáveis para a equipe atingir sua meta com sucesso. Algumas maneiras de realizar isso:
- Ter e manter comunicação não relacionado ao trabalho;
- Compartilhar a visão futura da empresa;
- Manter sua equipe informada sobre a situação da empresa. As pessoas gostam de saber o que está acontecendo nas outras partes da empresa e como elas se encaixam e estão contribuindo para o panorama geral;
- Envolva toda a sua equipe nos eventos e projetos importantes;
- Durante aniversários e ocasiões especiais, dê presentes significativos.
Vale a pena tudo o que você puder fazer para criar um sentimento que as pessoas não estão apenas trabalhando separadamente, mas que realmente fazem parte de sua empresa e de uma equipe.
Rob Rawson é cofundador do href=”https://www.timedoctor.com/”>Time Doctor — um software para controle de horas e monitoramento da produtividade no trabalho, projetado para controlar o horário e a produtividade de equipes remotas.