“Тайм-менеджмент – это техника перераспределения рабочего времени, которая вызывает рост продуктивности его использования. Оптимизация рабочего времени, как собственно и тайм менеджмент, состоит из двух этапов: планирования задач и расстановки приоритетов.”
Тайм менеджмент – универсальная технология успеха
В нашу информационную эпоху управление временем – новая религия, которую исповедуют бизнесмены, стартаперы, рядовые сотрудники и фрилансеры. Это не удивительно – без тайм-менеджмента невозможен успех в любом деле, которое бы вы не выбрали.
Ошибки в тайм-менеджменте
Чтобы правильно использовать технику управления временем, помните о самых распространенных ошибках. Они наверняка навредят вашей продуктивности, поэтому лучше их изначально избегать.
Составление списка дел. Вы удивитесь, но список дел – одна из самых распространенных ошибок в тайм-менеджменте. Вместо него следует составить список приоритетов, длиною максимум в 6-8 пунктов. В конце каждого дня переносите приоритеты в главу списка. При этом обращайте особое внимание на учёт времени. К следующему пункту в списке приоритетов следует переходить только после выполнения предыдущего.Для качественного тайм менеджмента изначально разделите список дел и приоритетов. Переходите к списку дел, только когда решите приоритетные задачи. Помните, список дел – памятка о том, что вы хотели бы добавить в список приоритетов. Эффективный тайм менеджмент это не банальный способ сэкономить время это комплекс методов и способов позволяющих добиться цели.
Частая проверка электронной почты в течение дня. Проблема состоит в том, что для этого вы делаете перерыв в работе. При этом теряются обороты и концентрация.Решение состоит в выделении специальных отрезков времени на проверку почты. Старайтесь это делать в наиболее непроизводительные отрезки времени (например, после обеда, когда вы расслаблены). К тому же ограничьте лимит времени (15-20 минут), который необходим на рассылку писем.
Отвлекающие приложения и уведомления. Всплывающие окна, мигающие иконки программ и приложения для прокрастинации – препятствия на пути к эффективной работе. Отключите все ненужные уведомления (например, на почте или в диалогах Skype), и удалите приложения с развлекательным контентом. Если они все-таки необходимы, хотя бы удалите их из списка автозагрузки вашей ОС. Есть также и программы, которые наоборот стимулируют работать лучше и при этом восполняют недостающую мотивацию. Взять хотя бы программы для управления проектами они помогут разбить общую финальную цель на промежуточные этапы и задачи станут более ясными и выполнимыми.Как вариант, используйте программу учета времени в контексте тайм менеджмента. Выявите с ее помощью наименее эффективные промежутки времени. Наверняка в таких промежутках будут мелькать ненужные программы – просто удалите или отключите их.
Многозадачность представляет собой способность переключаться между несколькими задачами, и работать над их решением практически одновременно. При всей заманчивости многозадачности, на практике оно крайне неэффективно. Каждый раз, когда вы переключаетесь на другую задачу, теряется контроль и концентрация над задачей.Оптимальный вариант – полный отказ от такой практики. Лучше работать блоками – от 50 минут до 2 часов. В таком случае вы начинаете работать как таим менеджер планируя свое время более рационально. Многозадачность хороша для простых занятий, вроде прослушивания обучающего аудиокурса в фоновом режиме за рулем. Однако сложная интеллектуальная работа требует максимального сосредоточения.
Работа в окружении, где вас постоянно отвлекают. Частые отвлечения сводят продуктивность на нет. В такой атмосфере вы теряете нить мысли, часто сбавляете темп и тайм менеджмент перестает быть эффективным. Поэтому нереально сосредоточиться на собственных приоритетах, что приводит к критическим ошибкам.
Начало рабочего дня с проверки электронной почты. С утра вы полны сил и энергии, поэтому лучше потратить их на важные, стратегические задачи. Проверку почты лучше отложите на то время, когда вы устаете, и производительность падает.
Электронные письма в папке «Входящие». Если вы сохраняете письма в этой папке, то часто можете его бессознательно перечитывать. При этом вы задание или проблема, которая содержится в этом письме, находит свое решение нескоро.Запомните, письма не должны быть списком ваших дел. Старайтесь «расправляться» с теми сообщениями, которые можно решить немедленно. Немедленно отвечайте, пересылайте, удаляйте или помещайте в архив все входящие письма. В таком случае папка «Входящие» не будет засорять вам голову.
Лучшие книги о том, что такое тайм-менеджмент:
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть».
