Как качественно улучшить дистанционный менеджмент компании?

2.7K

Дистанционное управление сотрудниками как и дистанционный менеджмент все чаще встречается в компаниях в течение последних 10-15 лет. Тем не менее, многие менеджеры все еще не решаются нанимать удаленных сотрудников. Почему? Сложилось мнение, что  фрилансеров сложнее контролировать и мотивировать. Но так ли это на самом деле? Давайте разберемся с основными принципами дистанционного менеджмента.

Когда дистанционный менеджмент уместен?

 

Дистанционный менеджмент развивается в двух основных направлениях в зависимости от длительности сотрудничества – краткосрочном и долгосрочном и является частью инновационного менеджмента. В обоих случаях дистанционный менеджмент невозможен без труда фрилансеров. Рассмотрим две первопричины найма фрилансеров, как основу дистанционного менеджмента.

 

1. Решение специфической задачи

Одна из главных причин найма сотрудников на расстоянии – необходимость в узкопрофильных специалистах на короткий срок. Такой специалист не нужен в штате постоянно, однако крайне необходим для решения определенной разовой задачи. Наем фрилансера – идеальное решение проблемы с персоналом в этом случае. Заключается контракт на срок, необходимый для решения поставленной задачи. После этого сотрудничество продолжается, только если возникает в этом необходимость.

 

2. Долгосрочное сотрудничество удаленно

В последнее время руководители все чаще рассматривают сотрудничество с фрилансерами на долгосрочной основе. Существует миф, что это  не удобно или не достаточно надежно. Главный вопрос, который задает себе каждый работодатель – как контролировать фрилансеров. Частично может разрешить данный вопрос инновационный менеджмент  и программы для коммуникации, планирования и учета рабочего времени. Самые эффективные из них описаны в статье.

 

В обоих случаях фрилансера необходимо ввести в курс дела, и контролировать его работу как можно чаще на первых порах. Для этого нужно разбираться в программах удаленной коммуникации, которые описаны в статье далее. Кроме того, необходимо уметь отбирать качественных и надежных работников среди всех имеющихся кандидатов. Также руководителю проекта или компании с удаленными сотрудниками крайне важно владеть методами управления командой. Давайте разберем их детальнее.

Основные отличия дистанционного и инновационного менеджмента

Инновационный менеджмент является понятием с довольно широким значением. В общем смысле инновационный менеджмент – это процесс создания новой концепции либо технологии в маркетинге, направленной на получение максимальной прибыли при условии минимальных издержек. В то время как дистанционный менеджмент является определенным направлением либо же формой реализации инновационного менеджмента.

Что такое дистанционный менеджмент?

Дистанционный менеджмент – это построение команды на расстоянии. Цель руководителя – создать условия, при которых каждый член команды будет сосредоточен на единой задаче, и в то же время дополнять друг друга.

Большинство удаленных сотрудников ни разу не встречались со своим работодателем. И тем не менее, это не мешает им успешно взаимодействовать друг с другом на расстоянии при помощи онлайн-сервисов. Все дело в успешном менеджменте, то есть в создании условий для максимально продуктивной работы над общим проектом.

Зачем нужен дистанционный менеджмент?

“Хочу проводить больше времени с семьей, путешествовать, уделять время саморазвитию…” – эти и подобные пожелания говорят о нехватке времени. Чаще всего на нехватку времени жалуются не менеджеры по продажам и даже не специалисты, а управляющие и владельцы бизнеса. Недоделанная работа в офисе, невыполненные обещания дома и нереализованные мечты со временем все больше накапливаются, образуя “снежный ком”.

 

Собственники бизнеса имеют возможность уделять больше времени желаемому только при условии перестройки своего бизнеса. В основе перестройки бизнеса лежит трансформация от системы “собственник – управляющий” к системе “собственник – наставник”. Таким образом, вы можете развивать свой бизнес дистанционно из любой точки мира. Более того, дистанционный менеджмент стал уже необходимостью конкурентоспособного бизнеса. Не всегда ведь подходящие сотрудники находятся в той же географической локации, что и вы.

На каких принципах построен дистанционный менеджмент?

В целом, принципы дистанционного менеджмента несущественно отличаются от принципов классического менеджмента.

1. Индивидуальный подход. Нужно учитывать, что сотрудников вы не видите вживую. А значит, следует подыскать индивидуальный подход к каждому из них. Это придется проявлять во всем – степени контроля, стиле общения и форме мотивации.
2. Командное обсуждение.  Управление на расстоянии предполагает совместное решение и обсуждения вопросов. С одной стороны, это позволит руководителю услышать разные точки зрения на решение проблемы, с другой – поможет вам лучше понять общее направление работы.
3. Доверие. Сотрудники, работающие удаленно, в большинстве случаев самостоятельно планируют свой рабочий график. А значит, фрилансерам важно осознавать, что им доверяют и предоставляют пространство для творчества. Чрезмерный контроль, зачастую, только выбивает из колеи.

Методы дистанционного менеджмента

Методы дистанционного менеджмента перекликаются с традиционными методами управлениями, но это не одно и то же. Изучение вопроса что такое тайм-менеджмент в общем виде безусловно необходимо в качестве основы, однако реалии ведения бизнеса сегодня диктуют новые тенденции. Таким образом менеджмент на расстоянии  является веянием новой эпохи, а методы его реализации являются уникальными и прогрессивными.

 

Основные методы, применимые в дистанционном менеджменте:

• постановка целей для всей команды;
• создание благоприятных условий для самостоятельной работы;
• совместный поиск оптимальных решений;
• составление базы знаний;
• делегирование обязанностей по максимуму;
• планирование всего, в том числе и составления планов;
• кадровая политика по принципу “естественного отбора”.

Программное обеспечение дистанционного менеджмента

 

1. Планирование

Отсутствие плана тратит время всей вашей команды впустую, как ничто другое.

Стратегическое планирование позволяет определить общий план действий компании, а также разбить его на более мелкие проекты. Однако эффективный тайм-менеджмент это не просто планирование – это совокупность ключевых составляющих: планирования, грамотного подбора персонала и программ для автоматизации.  При этом все реализуемые действия должны быть экономически оправданы. Софт должен четко соответствовать конкретным задачам, персонал должен иметь возможность проявить себя, а сам процесс планирования должен быть подчинен стратегическим целям компании и концепции.

 

MindManager идеально подходит для составления общей стратегии. Эта программа функционирует по принципу MindMap, однако в большей степени рассчитана на достижение бизнес-целей. Прежде всего, вам нужно определиться с ключевыми составляющими стратегии вашего бизнеса, которые станут проектами. После чего каждый из проектов разбивается на более мелкие составляющие, и так далее, пока не будут учтены все детали. В итоге, на основе детальной карты проекта можно составить подробный план действий для всей команды.

Проектное планирование направлено на выполнение отдельной промежуточной цели в соответствии со стратегией компании.

Asana, Trello, Base Camp – наиболее часто используемые программы для проектного планирования. Эти программы рассчитаны на личное или командное использование. Они позволяют наметить задачи, или же их делегировать. Кроме того, можно распределять задачи по проектам и писать к ним комментарии.
Нет единого мнения, какое из этих приложений наиболее эффективное. Каждая компания имеет свои предпочтения. А поэтому советуем вам установить каждое из приложений, чтобы выбрать наиболее эффективное для вашей организации.

 

2. Контроль

Учет рабочего времени – ключевой момент сотрудничества на расстоянии, позволяющий руководителю убедиться, что все идет по плану.

Тайм Доктор – одна из популярных программ учета рабочего времени. Этот сервис ведет учет времени, потраченного фрилансером на выполнение заказа. Удаленный сотрудник сам решает, в какое время ему работать. На все это время он включает тайм-трекер, который отслеживает не только количество нажатий мыши и клавиатуры, но и проводит полный анализ программ и сайтов в период рабочего времени.

Использование тайм-трекера – эффективно, так как позволяет фрилансеру самостоятельно выбирать наиболее продуктивное время работы. Причем в любой момент можно отвлечься, поставив тайм-трекер на паузу. Возобновить учет рабочего времени можно всего лишь нажатием мыши.

 

3. Работа над проектом

Выбор рабочих программ – сугубо индивидуален в зависимости от задач бизнеса. Однако, в большинстве крупных компаний существует позитивный опыт использования документов с общим доступом или облачных сервисов. Согласитесь, гораздо удобнее ведь открыть доступ коллегам, чем высылать один и тот же документ после каждой правки.

Наиболее актуальными сервисами являются Google Drive, Dropbox и 1С-Битрикс. Они дают возможность изменять данные с профилей пользователей, у которых есть доступ к информации. Даже если возникли неполадки с компьютером, все изменения сохранятся в облаке.

Вывод

Таким образом, качественный дистанционный менеджмент – гарантия гармоничного развития бизнеса в современных условиях. Он требует знаний и организованности от руководителя и подчиненных.

Результативному взаимодействию на расстоянии способствуют индивидуальный подход, командное решения проблем и доверие. Методы дистанционного менеджмента основываются на делегировании обязанностей со стороны руководителя и ответственности фрилансеров за выполненную работу.

Добиться успешного ведения бизнеса на расстоянии помогают программы планирования, учета рабочего времени и совместной работы над проектами. А значит, инструменты дистанционного менеджмента создают платформу для успешного развития проектов, и дарят руководителям проектов дополнительные часы в сутках.